EXCEL使用技巧大全:輸入的技巧

2009年08月03日16:02  

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  在Excel工作表的單元格中,可以使用兩種最基本的數據格式:常數和公式。常數是指文字、數字、日期和時間等數據,還可以包括邏輯值和錯誤值,每種數據都有它特定的格式和輸入方法,為了使用戶對輸入數據有一個明確的認識,有必要來介紹一下在Excel中輸入各種類型數據的方法和技巧。

  一、輸入文本

  Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數字、空格和非數字字符的組合,每個單元格中最多可容納32000個字符數。打印機維修網(http://www.dyj123.com)提醒大家,雖然在Excel中輸入文本和在其它應用程序中沒有什麼本質區別,但是還是有一些差異,比如我們在Word、PowerPoint的表格中,當在單元格中輸入文本后,按回車鍵表示一個段落的結束,光標會自動移到本單元格中下一段落的開頭,在Excel的單元格中輸入文本時,按一下回車鍵卻表示結束當前單元格的輸入,光標會自動移到當前單元格的下一個單元格,出現這種情況時,如果你是想在單元格中分行,則必須在單元格中輸入硬回車,即按住Alt鍵的同時按回車鍵。

  二、輸入分數

  幾乎在所有的文檔中,分數格式通常用一道斜杠來分界分子與分母,其格式為“分子/分母”,在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區分年月日的,比如在單元格中輸入“1/2”,按回車鍵則顯示“1月2日”,為了避免將輸入的分數與日期混淆,我們在單元格中輸入分數時,要在分數前輸入“0”(零)以示區別,並且在“0”和分子之間要有一個空格隔開,比如我們在輸入1/2時,則應該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2”,則在單元格中顯示“8 1/2”,而在編輯欄中顯示“8.5”。

  三、輸入負數

  在單元格中輸入負數時,可在負數前輸入“-”作標識,也可將數字置在()括號內來標識,比如在單元格中輸入“(88)”,按一下回車鍵,則會自動顯示為“-88”。

  四、輸入小數

  在輸入小數時,用戶可以向平常一樣使用小數點,還可以利用逗號分隔千位、百萬位等,當輸入帶有逗號的數字時,在編輯欄並不顯示出來,而隻在單元格中顯示。當你需要輸入大量帶有固定小數位的數字或帶有固定位數的以“0”字符串結尾的數字時,可以採用下面的方法:選擇“工具”、“選項”命令,打開“選項”對話框,單擊“編輯”標簽,選中“自動設置小數點”復選框,並在“位數”微調框中輸入或選擇要顯示在小數點右面的位數,如果要在輸入比較大的數字后自動添零,可指定一個負數值作為要添加的零的個數,比如要在單元格中輸入“88”后自動添加3個零,變成“88000”,就在“位數”微調框中輸入“-3”,相反,如果要在輸入“88”后自動添加3位小數,變成“0.088”,則要在“位數”微調框中輸入“3”。另外美文坊提醒大家,在完成輸入帶有小數位或結尾零字符串的數字后,應清除對“自動設置小數點”符選框的選定,以免影響后邊的輸入﹔如果只是要暫時取消在“自動設置小數點”中設置的選項,可以在輸入數據時自帶小數點。

  五、輸入貨幣值

  Excel幾乎支持所有的貨幣值,如人民幣(?)、英鎊(£)等。歐元出台以后,Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值,Excel會自動套用貨幣格式,在單元格中顯示出來,如果用要輸入人民幣符號,可以按住Alt鍵,然后再數字小鍵盤上按“0165”即可。

  六、輸入日期

  Excel是將日期和時間視為數字處理的,它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個日期,可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”,可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當前日期,可以按鍵盤上的Ctrl+﹔組合鍵。

  七、輸入時間

  在Excel中輸入時間時,用戶可以按24小時制輸入,也可以按12小時制輸入,這兩種輸入的表示方法是不同的,比如要輸入下午2時30分38秒,用24小時制輸入格式為:2:30:38,而用12小時制輸入時間格式為:2:30:38 p,注意字母“p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中插入當前時間,則按Ctrl+Shift+﹔鍵。

(責任編輯:宋陽)
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